Sekretaris Perusahaan merupakan organ tata kelola Perusahaan yang memegang peran signifikan sebagai Compliance Officer yang membantu Direksi dalam penerapan prinsip-prinsip GCG serta memenuhi ketentuan terhadap praktik GCG. Sekretaris Perusahaan IPC bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan bertugas mengemban misi untuk mendukung terciptanya citra Perusahaan yang baik secara konsisten dan berkesinambungan melalui pengelolaan program pengelolaan komunikasi yang efektif kepada segenap stakeholders.

DASAR PENGANGKATAN SEKRETARIS PERUSAHAAN

Sekretaris Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme Internal Perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/ MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara. Surat Keputusan Pengangkatan Sekretaris Perusahaan ditetapkan melalui Surat Keputusan Direksi yang disampaikan kepada Dewan Komisaris dengan Nomor KP 420/29/3/PI.II-17 tanggal 29 Maret 2017 tentang Pengangkatan Sekretaris Perusahaan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).

FUNGSI, TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS PERUSAHAAN

Secara umum, Sekretaris Perusahaan memiliki fungsi membantu Direksi dalam pengelolaan program kerja bidang pengelolaan kegiatan komunikasi Perusahaan, tata kelola Perusahaan, tata usaha Direksi, kegiatan protokoler, kegiatan kemitraan dan bina lingkungan di lingkungan Perseroan. Adapun fungsi Sekretaris Perusahaan sesuai dengan Peraturan Menteri BUMN Nomor PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Keloal Perusahaan yang Baik, yaitu:

1. Memastikan bahwa Perseroan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG. 
2. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas secara berkala dan/ atau sewaktu-waktu apabila diminta. 
3. Sebagai Penghubung (Liaison Officer). 
4. Menatausahakan dan menyimpan dokumen Perseroan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Khusus, Daftar Pemegang Saham, serta Risalah Rapat Direksi, Risalah Rapat Dewan Komisaris maupun RUPS. 

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) Nomor HK.568/30/8/1/PI.II-16 tanggal 30 Agustus 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Manajemen PT Pelabuhan Indonesia II (Persero), tugas Sekretaris Perusahaan adalah: 

1. Melakukan review terhadap: 

• Rencana kegiatan terkait dengan penyebaran informasi kepada pihak internal ataupun eksternal serta peningkatan citra Perusahaan. 
• Usulan kebijakan terkait dengan GCG, Board Manual dan Kode Etik Perusahaan. 
• Usulan framework/metode pengendalian peraturan perusahaan (GCG, Board Manual dan Kode Etik Perusahaan). 
• Metode pengawasan yang digunakan saat ini atas penerapan GCG, Board Manual dan Kode Etik Perusahaan. 
• Usulan rencana kegiatan program Kemitraan dan Bina Lingkungan. 
• Hasil evaluasi terhadap proposal atau usulan kegiatan Kemitraan dan Bina Lingkungan yang berasal dari pihak eksternal. 
• Hasil evaluasi penerapan program Kemitraan dan Bina Lingkungan.
• Usulan rencana pelaksanaan rapat Direksi yang dilaksanakan secara rutin ataupun insidential. 
• Konsolidasi bahan/materi yang akan menjadi bahan untuk pelaksanaan Pra RUPS dan RUPS Perseroan 
• Usulan pengelolaan dan penggunaan dana promosi Direksi Perseroan. 

2. Merekomendasikan usulan terkait: 

• Media yang digunakan untuk menyebarkan informasi kepada pegawai dan/atau pihak eksternal. 
• Kegiatan yang akan dilakukan untuk meningkatkan citra Perusahaan. 
• Kebijakan corporate indentity Perusahaan. 
• Jenis kegiatan program Kemitraan dan Bina Lingkungan yang akan dilaksanakan. 
• Kebijakan perusahaan terkait dengan GCG, Board Manual dan Kode Etik Bisnis Perusahaan. 
• Tindak lanjut apabila terdapat pelanggaran GCG, Board Manual dan Kode Etik Bisnis Perusahaan. 
• Agenda dan jadwal pelaksanan rapat Dewan Direksi. 
• Rencana anggaran promosi Dewan Direksi Perseroan. 
• Jenis informasi yang dapat/tidak dapat disebarkan kepada pegawai internal dan/atau pihak eksternal. 

3. Melakukan monitoring terhadap: 

• Pengelolaan informasi untuk pegawai internal Perusahaan dan pihak eksternal Perusahaan. 
• Keberhasilan program Kemitraan dan Bina Lingkungan yang dilakukan oleh Perseroan. 
• Hasil evaluasi penerapan GCG, Board Manual dan Kode Etik Perusahaan. 
• Keberjalanan rapat Direksi secara rutin ataupun insidential. 

4. Mengoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan kegiatan komunikasi Perusahaan, penerapan GCG, Board Manual dan Kode Etik, Protokoler dan Tata Usaha Direksi serta pelaksanaan program Kemitraan dan Bina Lingkungan Perusahaan.